Sistema Gerenciador matrix reforça a ideia de que para gerir é preciso medir

Qualquer bom gestor sabe que sem conhecer quais insumos, em quais volumes, por quem e onde estão sendo empregados, será impossível fazer uma gestão eficaz dos recursos produtivos. Robert Kaplan e David Norton, autores da metodologia BSC Balanced Scorecard enfatizam que “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. Essa metodologia, que revolucionou o modelo de gestão estratégica das empresas, baseia-se na definição de indicadores vitais com quatro perspectivas bem elaboradas e convergentes que possam sustentar o êxito de uma organização quanto a lucro, crescimento e perpetuidade, ou seja, a perspectiva financeira, a perspectiva do cliente, a perspectiva dos processos internos e a perspectiva do aprendizado necessário para garantir o sucesso da empresa. Com base em tais perspectivas, os gestores devem definir e monitorar seus KPIs – Key Process Indicators, o que traduzido significa definir e acompanhar os Indicadores Chave de Processos que sejam cruciais no desenvolvimento saudável e competitivo da organização. Experiências confirmam: a boa gestão de ferramentas pode baixar os custos de fabricação em até 30 %. Trazendo essa filosofia para o ambiente da manufatura, evidencia-se a importância da gestão do ferramental por conta do quanto ela influencia direta e indiretamente os custos finais de produção. Um gerenciamento de ferramentas malfeito resulta no monitoramento precário do fluxo dessas ferramentas ao longo do processo produtivo, no controle ineficiente dos estoques, no excesso de consumo, na parada de máquinas por falta ou busca de ferramentas, na introdução de novos itens sem necessidade, em operações de presseting ineficazes, controle de reafiação de ferramentas e assim por diante. Um gerenciamento adequado deve evidenciar os fatos que estejam contribuindo para a elevação dos custos de produção e a diminuição da produtividade, abrindo a visão dos analistas financeiros, tanto quanto dos analistas da manufatura para que enxerguem oportunidades de melhorias na cadeia produtiva. Embora a maioria dos especialistas aponte que os custos diretos com ferramentas significam não mais do que 5% dos custos finais de produção, por outro lado, sabe-se que elas afetam diretamente na sua eficiência e, por consequência, podem onerar tais custos finais em até 30%. Muitas empresas andam perdendo vendas por diferenças muito menores do que esse montante. No atual cenário econômico, qualquer economia em custos ou redução dos prazos de entrega pode representar manter-se no mercado ou sair dele. Imagine então o que significa uma melhoria que pode chegar a dois dígitos percentuais! Atentos a essa oportunidade, alguns fornecedores de ferramentas passaram a investir em sistemas de gerenciamento que pudessem agregar valor ao atendimento que prestam a seus clientes; sejam estes, pequenos, médios ou grandes consumidores desses itens. Com tecnologia e know-how cada vez mais necessários e com a competitividade mais dependente da inovação, o mercado vem expurgando as marcas menores e os fabricantes de menos recursos. Assim, atualmente, a disputa por maior participação nos mais diversos setores da manufatura se tornou uma “briga de cachorro grande”. Estima-se que cerca de 80% do mercado global de ferramentas esteja na mão de, não mais que, meia dúzia de fabricantes. Cada um deles são detentores de uma variedade de distintas marcas, que foram sendo incorporadas ao principal player por meio de aquisições e associações. Como já li certa vez: “Quem não faz poeira, come poeira! Não há mais espaço para amadores, principalmente para aqueles que enfrentem uma concorrência agressiva e tenham o desejo de ocupar uma posição de destaque no mercado por meio da diferenciação. O enfoque geral é a oferta de serviços que proporcionem soluções completas, pois qualidade e performance de produtos estão cada vez mais emparelhados. Mesmo quando algum fornecedor de ferramentas lança algo realmente inovador, em pouco tempo a concorrência surge com algo semelhante ou ainda melhor. Deste modo, desenvolver um relacionamento próximo aos clientes, a ponto de se tornar um parceiro estratégico e confiável o suficiente para gerir todas as áreas relativas ao suprimento de ferramentas, pode ser um grande negócio. Qualquer um que for gerenciar ferramentas e insumos precisará de um sistema gestor. Nessa matéria, iremos expor o sistema MATRIX, desenvolvido pela área de negócios CTMS – Commodity & Tool Management Services do Grupo IMC – International Metalworking Companies. Alessandro Penna – Gerente de Gestão de Ferramentas da Divisão CTMS Brasil, informa que, atualmente, o MATRIX já está na série de número 5, cujos armários de acionamento eletrônico e inteligente podem ser fornecidos em dois tamanhos – Maxi e Mini, sendo completamente modulares. A utilização de tais armários impede o uso indiscriminado de insumos ou ferramentas. O consumo é totalmente monitorado e só pessoas autorizadas conseguirão abrir as gavetas para sacar algum item que estejam necessitados. Mesmo assim, só terá acesso aos compartimentos que estejam em conformidade com o processo estabelecido pela engenharia de manufatura na execução de uma determinada peça. Ou seja, é possível rastrear todas as variáveis de consumo e aplicação, evidenciando, por exemplo, picos de custos e itens mais consumidos. O sistema, que é operacionalizado pelo software MATRIX, informa o que e quanto foi gasto, em que máquina, para executar qual peça, com a atuação de qual operador, em qual centro de custo. Além disso, possibilita otimizar os níveis de estoque, alinhar as necessidades da produção com as atividades de compras, calcular o custo de ferramenta por peça e a vida útil de cada ferramenta, facilitando prever gastos e fazer orçamentos. Ajuda a organizar a logística e o fluxo de ferramentas e insumos do almoxarifado até a máquina operatriz. O MATRIX é completamente modular, sem limite mínimo de gavetas por gabinete. O usuário pode adaptar os compartimentos de acordo com a própria necessidade, em função do número e tamanho dos itens a serem armazenados e controlados. Os compartimentos são flexíveis e podem ser trocados conforme a necessidade de espaço. As gavetas só podem ser abertas por pessoa autorizada, 12 tipos de compartimentos padrão proporcionam versatilidade aos gabinetes. Em apenas uma de suas gavetas, o tamanho MAXI disponibiliza 198 compartimentos, e o tamanho MINI, 96. Assis Campanha, especialista da CTMS responsável técnico pelo MATRIX, enfatizou que com monitores touch screem o software proporciona acesso a todos os gabinetes a partir de dispositivos de rede. Fornece opções de pesquisa por grupo, texto numérico, aplicativo, imagem e favoritos. As visualizações de tela podem ser personalizadas e permitem acesso a catálogos eletrônicos e aplicativos de seleção de ferramentas. Emitem alertas para os itens críticos. Diversos estoques podem ser gerenciados em diferentes locais por meio de um banco de dados comum. O gerenciador pode ser programado para repor os estoques automaticamente, se assim for desejado. Um conjunto completo de relatórios avançados e padronizados podem ser extraídos também no formato Excel. Tais relatórios são salvos em arquivo do tipo PDF, permitindo a criação de rotinas que viabilizam agendamentos e envios das informações por e-mail e em diferentes horários. Trata-se de um sistema amigável com interface completa com o sistema SAP, assim como rotinas de importação/exportação com sistemas ERP entre outros. Com o objetivo principal de oferecer aos clientes maior acessibilidade a esta tecnologia, a CTMS criou o MATRIXmobil, que é um veículo equipado com um armário automático MATRIX tamanho MAXI e customizado internamente para levar até os clientes toda a flexibilidade, soluções e benefícios proporcionados pelo sistema. A ideia é simular situações reais in loco de acordo com as mais diversas demandas encontradas no ambiente fabril onde o sistema tenha potencial para ser implementado. Por meio de sua mobilidade o MATRIXmobil proporciona condições para treinamento e capacitação dos usuários em seu próprio ambiente de trabalho. Uma das empresas que manifesta satisfação com o sistema é a SEW, empresa localizada em Indaiatuba – SP, que oferece soluções para diversos setores da indústria como metalurgia, siderurgia, alimentos e bebidas, máquinas-ferramentas, mineração, agrícola, agropecuário, papel e celulose, automobilístico e serviços. Sua linha de produtos inclui redutores, motorredutores e conversores de frequência. Claudemir Menezes, supervisor de desenvolvimento industrial da empresa, tem como meta, em suas rotinas diárias, a melhoria contínua dos processos de manufatura, o que abrange todo o gerenciamento de ferramentas (gestão, controle e pré-setup). Para tanto, conta com o apoio importante de sua equipe, composta por profissionais bem treinados, mas também entende a importância de se ter um bom sistema gerenciador que possa dar o devido suporte. Assim, Claudemir relatou que a necessidade de agilizar e facilitar a reposição dos itens de consumo nas máquinas, os levou a procurar soluções que pudessem abreviar o caminho da ferramenta até o ponto de utilização. Como resultado dessa busca, definiram o sistema MATRIX, que, graças aos seus gabinetes móveis, permite que ferramentas sejam alocadas em postos avançados, próximas ao ponto de consumo, agilizando o processo de requisição, sem perder a segurança e a confiabilidade necessárias a esse tipo de rotina. Segundo Claudemir, com a instalação do sistema Matrix, observou-se imediatamente uma redução no tempo utilizado para requisição de ferramentas, visto que o deslocamento do operador/ pré-preparador é menor. Além do que, foi possível melhorar o controle dos itens consumíveis com melhor nível de detalhes, facilitando a análise dos pontos críticos nas utilizações. Há também que se destacar a organização das ferramentas nas máquinas de requisição automática. Ele ressalta que o grande desafio nesse projeto de instalação do sistema Matrix ocorreu na integração desse com o sistema ERP (SAP) de uso corrente na SEW. Inicialmente não havia nenhuma interação entre os sistemas, porém, em parceria com o pessoal da CTMS - ISCAR, a empresa desenvolveu um aplicativo para esse fim. Isso possibilitou que as movimentações feitas no sistema MATRIX fossem entendidas e integradas ao sistema SAP. Além disso, o cadastramento de ferramentas, segundo a classificação ISCAR, foi outra tarefa que exigiu um bom investimento de tempo de ambas as partes antes do início de uso. Como opinião geral sobre o MATRIX, o executivo enfatiza que se trata de um sistema de administração de ferramentas confiável, que possibilita ótimos ganhos em toda a logística da vida de uma ferramenta, integrando todas as áreas: Logística, Gerenciamento de Ferramentas e Produção. Outra empresa que vem se beneficiando desse sistema gerenciador é a MB indústria Mecânica LTDA. Localizada na Cidade de Guapimirim, no estado do Rio de Janeiro, que atua no ramo de usinagem geral e caldeiraria, voltada, principalmente, para o segmento de Óleo e Gás, além de produtos Offshore. Enoque Moço dos Reis – Gerente Geral da Fábrica, que responde por toda a área de planejamento, organização e supervisão da produção – além do desenvolvimento e implantação de novos métodos e processos –, manifesta plena satisfação. Segundo o depoimento do executivo, um dos fatores decisivos para que o MATRIX fosse escolhido se deve ao fato de poderem gerenciar não apenas ferramentas, mas vários outros itens de uso corrente dentro da empresa. Perguntado sobre quais foram os principais benefícios obtidos, Enoque respondeu o seguinte: “Otimizamos os tempos perdidos na hora de substituir os insertos ou saber onde estavam as ferramentas. Os colaboradores, muitas vezes, ficavam na porta do almoxarifado aguardando o atendimento para solicitá- -las, além dos insertos, ou o que é pior, andando de máquina em máquina para saber com quem estava determinada ferramenta de uso especifico e quando a encontrava, algumas vezes, estava danificada. Hoje, quando alguma ferramenta é danificada, conseguimos a reposição imediata. A quantidade utilizada de insertos é limitada por dia. Quando se chega ao limite predeterminado, o colaborador tem que solicitar autorização ao supervisor para o consumo extra. Se o desafio é produzir mais com menos, antes de mais nada organize-se. Nesse caso, um sistema gerenciador cairá muito bem! Quando isso ocorre, o supervisor faz a avaliação do processo e libera a retirada com as devidas observações, a fim de evitar que haja desperdício por aplicações ou parâmetros de corte inadequados. Quando uma OP (ordem de produção) é finalizada, emite-se um relatório para saber qual o custo gerado pelo consumo de insertos”. Para quem ainda não adotou um sistema gerenciador e, provavelmente, tenha a curiosidade de saber quais são os seus principais cuidados ou desafios durante o período de instalação e início de seu uso, o gerente fez o seguinte relato: “Os cuidados que tivemos foi de que não podíamos tratar o Matrix como um armário, e sim como um gerenciador de itens de nossa fábrica. Isso implicou em uma mudança de cultura, ou seja, a adoção de um novo paradigma, que confrontou hábitos dos colaboradores que trabalhavam havia anos na fábrica sempre no mesmo padrão. Se não fizéssemos um bom trabalho de implantação, poderíamos ter uma rejeição e essa poderia nos levar a pensar que tínhamos feito o investimento errado. Esse foi o nosso grande desafio! ” Além de gerenciar ferramentas e insumos, Enoque percebeu que poderia expandir a aplicação do Matrix para solucionar questões além da produção em si. “Tínhamos grande dificuldade para saber onde e com qual motorista estava determinado carro. Quando havia algum incidente, não conseguíamos identificar quem era o responsável. Hoje, as chaves dos carros ficam no Matrix e quando solicitado pelo motorista, ele tem que informar qual o motivo da saída e no retorno devolver a chave ao alojamento correspondente no gabinete do gerenciador. Caso ocorra algum problema, o evento é informado ao sistema. Também controlamos chaves de algumas salas com acesso restrito”. Como opinião geral sobre o sistema, o executivo enfatizou que o Matrix e um gerenciador muito funcional e prático, graças à liberdade permitida à geração de relatórios personalizados que viabiliza o atendimento específico de diferentes áreas da fábrica. “Essa é uma vantagem que o difere dos demais pesquisados. Ele nos deixa livres para gerir vários outros itens da fábrica”, reforçou Enoque. “No mercado atual, trabalhamos sempre tentando reduzir custos, caso contrário, no próximo orçamento, quando solicitado, não conseguiremos dar nenhum desconto para o nosso cliente. Muitas vezes temos gastos desnecessários devido a utilização errada das ferramentas de corte (parâmetros de corte, trocas, tempos perdidos procurando ou aguardando o atendimento para substitui-las) e isso nos é inadmissível atualmente. Não temos condições de trabalhar sem o Matrix, todos os colaboradores já assimilaram a função gerencial do sistema e concordam que é uma ferramenta essencial para a MB”. Para concluir, o executivo ressaltou que: “A parceria formada entre a MB e a CTMS - Iscar os tem fortalecido muito, pois não tem atuado apenas como um fornecedor de ferramentas e insertos, mas também de tecnologias e apoio técnico à área de usinagem. A MB, com a visão de continuar sendo a empresa de melhor performance de fornecimento do Brasil, título que lhe foi outorgado por um de seus principais clientes (a FMC Technologies do Brasil Ltda), agradece por essa parceria, fazendo uso do slogan de seu fornecedor: “JUNTOS, SOMOS MAIS FORTES”.

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